Mijn gast vraagt een factuur aan, wat moet ik doen?

Als een gast om een factuur of bonnetje vraagt, bent u als host verantwoordelijk voor het verstrekken ervan.

Holidu kan geen facturen aan gasten uitstellen omdat we niet de wettelijke aanbieder van de accommodatie zijn. We stellen alleen provisieFacturen aan u (de host of eigenaar) beschikbaar.

Waarom moet ik een factuur uitstellen?

Holidu faciliteert de betaling tussen de gast en u, de host. We trekken onze provisie af voor uw uitbetaling, maar juridisch gezien blijft u de dienstaanbieder — en bent u daarom verantwoordelijk voor het uitstellen van facturen of bonnetjes aan uw gasten.

Belangrijk:

• Facturen moeten het volledige bedrag dat door de gast is betaald weerspiegelen.
• Stel alleen facturen uit vanaf de dag van incheckdatum. U kunt de concept op elk moment daarvoor voorbereiden.
• Lokale belastingregels kunnen verschillen — raadpleeg uw belastingadviseur als u hierover twijfelt.

Ben ik wettelijk verplicht om facturen uit te stellen?

Ja. Hosts zijn wettelijk verplicht om gasten een factuur of bonnetje voor hun verblijf te verstrekken.

Holidu faciliteert alleen betalingen en is niet de wettelijke aanbieder van de accommodatie, wat betekent dat u als host of eigenaar volledig verantwoordelijk bent voor facturering.

Voor professionele hosts met een geldig btw-nummers is het uitstellen van een factuur na elke verblijf verplicht, ongeacht of de gast erom vraagt. Dit ondersteunt naleving van lokale belasting- en boekhoudingsvoorschriften.

Wat is het Guest Invoice Tool?

Om het gemakkelijker te maken, biedt Holidu het Guest Invoice Tool aan, beschikbaar in uw hostaccount. Met het tool kunt u rechtmatig conforme facturen rechtstreeks via uw Holidu-account maken.

Belangrijke functies

• Zelfservicefacturering: Maak, bewerk en stel facturen voor elke bevestigde boeking in.
• Juridisch conform: Ondersteunt naleving van lokale en EU-belastingregels.
• Flexibele werkstroom: Begin met een concept, controleer details en stel uit wanneer klaar.
• Extra services: Maak aanvullende facturen voor add-ons zoals maaltijden, transfers of e-bikes.

Houd er rekening mee dat zodra een factuur is uitgesteld, deze niet kan worden bewerkt of gewijzigd. Als u twijfel hebt, kies dan "Opslaan en sluiten" om het als concept te bewaren. Zodra u "Opslaan en uitstellen" selecteert, wordt het definitief en kan het niet meer worden gewijzigd.

Om een fout te corrigeren, moet u de factuur annuleren en een nieuwe uitstellen.

Waar vindt u het Guest Invoice Tool

Er zijn twee manieren om het te openen:

Optie 1:

1. Log in op uw Holidu-account. Als u meerdere panden beheert, selecteer dan het pand dat aan de boeking is gekoppeld.
2. Ga naar het tabblad "Financieel" aan de linkerkant.
3. Selecteer vervolgens Gastfacturen.

Optie 2:

1. Log in op uw Holidu-account. Als u meerdere panden beheert, selecteer dan het pand dat aan de boeking is gekoppeld.
2. Ga naar het tabblad Boeking aan de linkerkant. Selecteer vervolgens de boeking waarvoor u een factuur wilt maken.
3. Klik onder Mijn inkomsten op Maak een factuur voor uw gasten.

Het Guest Invoice Tool configureren

Om ervoor te zorgen dat uw facturen professioneel zijn en aan lokale belastingvereisten voldoen, kunt u uw gegevens en weergavevoorkeuren aanpassen in de sectie Instellingen van uw dashboard.

Werk uw host- en bedrijfsprofiel bij

Zorg ervoor dat uw contact- en juridische informatie correct is, omdat deze op de factuur wordt gebruikt om u te identificeren.

• Host-gegevens: Controleer dat uw naam, e-mailadres en bedrijfsnaam correct zijn.
• Adres: Dit is uw juridische bedrijfs- of primaire woonadres. Klik op Bewerken om uw straatnaam, postcode en plaats bij te werken.

Aanpassingsopties voor factuurweergave

U kunt bepalen welke informatie uw gasten op hun facturen zien door de volgende opties in Factuurinstellingen in/uit te schakelen:

• Btw weergeven: Schakel dit in als u een geregistreerde onderneming bent en btw op facturen moet weergeven.
• Voettekstgegevens: U kunt ervoor kiezen om uw btw-id, persoonlijke belastingid of IBAN in de voettekst van het document wel of niet weer te geven.
• Juridische voettekst: Gebruik het tekstvak om een aangepaste "Standaardwaarde" voor uw juridische voettekst toe te voegen (bijvoorbeeld een bedankbericht of een specifieke juridische opmerking die door uw regio wordt vereist).

Kies welk bedrijf de factuur uitstelt

Als u panden onder meer dan één bedrijf beheert — bijvoorbeeld als eigenaar, of als een bedrijf het pand namens u beheert — kunt u nu bepalen welk bedrijf op elke factuur wordt gebruikt.

Dit is van toepassing op u als:

• U eigenaar van het pand bent en ook facturering via een apart bedrijf verricht dat u exploiteert, of
• Een beheersbedrijf het pand namens u afhandelt, en u of dat bedrijf moet de factuur uitstellen

Welk bedrijf wordt gebruikt hangt af van de boeking — we selecteren automatisch degene die op die specifieke boeking van toepassing is. Als dit niet correct is, of u wilt facturering als ander bedrijf, kunt u dit voor uitstelling wijzigen.

Waar u dit beheert: Instellingen > Facturen. U ziet uw standaardprofiel plus eventuele profielen die u zelf hebt gemaakt. U kunt op elk moment een profiel toevoegen, hernoemen, bewerken of verwijderen.

Handmatig wijzigingen aangebracht? Als u de factuurgegevens bewerkt en deze komen niet overeen met een opgeslagen profiel, vragen we of u ze als een nieuwe wilt opslaan — zodat u ze volgende keer niet opnieuw hoeft in te voeren.

Factuurnummers: elk profiel houdt zijn eigen telling en waarschuwt u vóór duplicaat, dus uw nummers blijven schoon ongeacht welk bedrijf u als gebruikt.

Stap voor stap: factuur maken

1. Selecteer boeking gegevens: Kies de relevante boeking-ID en voorkeurstaal. Kies de uitgever — we kiezen deze automatisch, maar u kunt deze hier wijzigen.

2. Voeg gastgegevens toe: Voer het factuuradres van de gast en btw-id in (indien van toepassing).

3. Controleer en pas aan: Het systeem geeft automatisch boeking details weer, zoals datums, pand naam en totaalbedrag. U kunt ook een persoonlijk bericht toevoegen onder de Juridische voettekst. Het bericht dat in de juridische voettekst is toegevoegd, wordt op de factuur weergegeven.

4. Finaliseer de factuur:

• Annuleren: Verlaat het formulier zonder uw laatste wijzigingen op te slaan. Het concept blijft in uw lijst.
• Opslaan en sluiten: Bewaar het als concept voor latere bewerkingen.
• Opslaan en uitstellen: Finaliseer de factuur. Zodra uitgesteld, kan deze niet meer worden gewijzigd.

5. Aflevering: Zodra uitgesteld, wordt de factuur automatisch naar uw gast gemaild met de PDF als bijlage. U kunt ook op elk moment de PDF van het tool downloaden, bijvoorbeeld als de gast erom vraagt.

Automatiseer uw werkstroom

Onder Instellingen voor automatische factuurnummering kunt u het volgende kiezen:

• Automatische generatie inschakelen: Schakel dit in om het systeem automatisch een uniek nummer aan elke nieuwe factuur toe te wijzen, zodat u handmatige registratie bespaart.

Facturering voor extra's

Om extra diensten buiten het verblijf van de gast in rekening te brengen, maakt u eerst de Factuur voor verblijf en genereert u vervolgens een aparte Aanvullende factuur voor extra's.

Belangrijk herinneringen

• Stel altijd facturen uit voor het volledige bedrag dat door de gast is betaald.
• Stel alleen uit vanaf de checkindatum. Concepten kunnen eerder worden voorbereid, en als een concept nog steeds wacht zodra de gast is uitgecheckt, sturen we u een herinnering per e-mail.
• De provisie van Holidu wordt vóór uitbetaling afgetrokken, maar moet nog steeds in het totaalbedrag voorkomen.
• Als een boeking is geannuleerd, kunnen gasten een annulatieFactuur aanvragen.
• Holidu biedt het tool, maar u blijft de officiële uitgever van alle facturen.

Het Guest Invoice Tool als particuliere host gebruiken

U hoeft geen geregistreerde onderneming te zijn om het Guest Invoice Tool te gebruiken. Als u uw woning als particuliere host verhuurt, is het tool ook voor u beschikbaar — en het kan het maken van facturen of bonnetjes voor uw gasten veel eenvoudiger maken.

Wat u moet onthouden als particuliere host

• Het tool is optioneel. Er is geen verplichting om het Guest Invoice Tool te gebruiken. Het is gewoon daar om u te ondersteunen wanneer u een factuur aan uw gasten wilt verstrekken.
• Uw belastingid: in Spanje kunnen particuliere hosts bijvoorbeeld hun DNI of NIE als belastingid gebruiken bij het instellen van het tool.
• Ken uw lokale regels. Factureringsvereisten verschillen per land en regio. Als host bent u verantwoordelijk voor het uitzoeken welke regelgeving op u van toepassing is en ervoor zorgt dat u hieraan voldoet. Als u onzeker bent, raden we u aan advies in te winnen bij een belastingprofessional in uw land.

Een opmerking voor hosts in Portugal

Als uw woning in Portugal is, moet u zich ervan bewust zijn dat specifieke factureringsregels in uw regio van toepassing zijn. Het Guest Invoice Tool is beschikbaar om u te ond